リモートワークでのコミュニケーション力は必須スキル！コツは雑談とチャットでの伝達力！
リモートワークになってこんなふうに感じる時はないですか？
「何となくやる気が出ないな〜」
「やばい、ちょっと怒らせちゃったかも」
「これお願いしたけど、今取り組んでくれてるのかな？」
こう感じる人はリモートワーク用のコミュニケーションができていないのかもしれません。
今回は現代版必須スキル、リモートワークでのコミュニケーションについて紹介していきます。
コミュニケーション不足の問題点、必須スキルとしてのリモートコミュニケーション力、
雑談と伝達力というコミュニケーション力を上げるコツについての順で解説していきます。
リモートワークでコミュニケーション不足が発生するとこうなる
- 無駄な心配が増える→生産性低下
- モチベーションの低下
- 不快感が増える
無駄な心配が増える→生産性低下
「本当にこの仕事やってくれてるかな？間に合いそうかな？」
「このチャットの感じ、怒ってるんじゃないかな。。」
リモートでコミュニケーションがしっかりできていないと、こんなふうに心配ごとが増えますよね。
心配するというのは、常に脳の一部が「心配する」というタスクで埋められている状態です。
何をやってもマルチタスクになるので、生産性が下がります。
また、心配するという行為自体、負荷がかかりやすいことなので疲れやすくもなります。
モチベーションの低下
コミュニケーションがなく、一人でリモートワークしていると、自己重要感がなくなってきます。
要は人から必要とされているのか分からなくなってきてしまうのです。
オフィスでは例えば、お手洗いに行くタイミングですれ違った同僚や上司が
「あの案件どうなった？」とか
「この前のうまくいったらしいね！」
とか色々自分を気にかけてくれる人がいたりします。
出勤している時は特に何も思っていなくてもこれら実は、
自己重要感を上げたり、モチベーションを上げるため効果的だったのです。
不快感が増える
リモートワークでは基本的にチャットでのコミュニケーションが多いと思います。
文面だと何か冷たく感じたりすることありませんか？
こういうちょっとした不快感が溜まってくるのもコミュニケーション不足で起こる問題です。
リモートワークでのコミュニケーション力は必須スキル
新型コロナウイルスの影響でリモートワークが増えました。
そしてウイルスが収まってもリモートワークにする会社は増えると思います。
そういう背景もあり今後は「リモートワーク経験」も転職の際の評価につながる可能性があります。
私自身、転職エージェントやフリーランスエージェントで話を聞いた時に、
「リモートワークの経験はありますか？」という質問があり、
最近面接でも聞かれることが増えているそうです。
そしてもう少し踏み込むとこの質問は要は、
「リモートワークでもコミュニケーションが円滑にできて、問題なく業務ができるか」を
問われているということになります。
なので「リモートワークでのコミュニケーション力」が必須スキルの一つになる将来は近いかもしれません。
リモートワークでのコミュニケーションのコツ
雑談
リモートワークでの雑談メリット
雑談のメリットはリモートワークこそ大きいと思います。
というのも普段オフィスで雑談するとなると、すれ違った時とか、
何かグループでの活動で一緒になった時など、偶然近くにいるから話をするということが多いです。
でもリモートワークで相手がメッセージなどで「最近調子どう？」と聞いてくれたりした時は、
相手がわざわざ気にかけてメッセージしようと思ってくれたというのが伝わります。
内容は何でもなくても、「気にかけてくれている」という気持ちを強く感じれます。
これは自己重要感が高まり、仕事に対するモチベーションも上がりやすくなります。
リモートワークでの雑談のコツ
- オンライン通話で昼食
- 個別メッセージを送る
- 仲の良い同僚と休憩時間を合わせる
「個別」というのが一つ重要になります。
オンライン通話で複数人が一緒にやると、個別に話ができないです。
なので、個別メッセージを送ったり、
休憩時間を合わせて雑談する時間をあえて作ったりなどが良いです。
そうすることで自己重要感が上がったり、楽しめる時間があるという安心感などの
メリットが享受できます。
チャットでの伝達力
チャットでの伝達力の必要性
まずチャットでの伝達力は、情報が漏れなく正しく伝えられるかということです。
主に「いつまでに」「誰が」「何を」「どのように」「なぜ」など5W1Hが伝えられていることです。
これが正しく伝えられていることで、無駄な確認作業が減ったり、
「この作業本当に進んでいるのかな？」といった心配も減ります。
無駄な作業や心配が減ることで生産性も上がるのでチャットでの伝達力は必須スキルとも言えます。
チャットでの伝達力を上げるコツ
- 5W1H
- 完了日時と進捗報告日時を明示
- タイトル＋箇条書き
- 文章を見返す
期日を設定するのはよくあると思いますが、時間がかかる作業の場合、
進捗報告日時も伝える方が良いです。
これは受け取る側が安心して自分の作業ができるというメリットと、
送る側もメッセージを送る口実ができるので難しかったり時間が予定よりかかる場合も
アドバイスや代替案がもらえたりするメリットがあります。
もちろん手間というデメリットがあるので、進捗報告は問題なければかなり簡素なもので良いなどの
ルールにしておくのが良いと思います。
また、長い文章で報告する場合は基本的に要点を箇条書きにした方が良いです。
短文箇条書きにして、必要なら説明を後で付け加える形です。
そして最後に相手の欲しい情報が漏れなく書かれているか見返してから送りましょう。
チャットは短文でポンポンと送れるツールですが、報告などの時は長文でも漏れなく、
きっちり書く方が確認作業が楽ですし、何度も後から色々聞かないといけないのは、
無駄な作業が増えて生産性も下がります。
最後に
リモートワークでコミュニケーション力をあれば評価される時代に近づいてきています。
評価制度にもリモートでのコミュニケーションの項目が入ってくるようになるかもしれません。
転職の際もその力は評価されるようになっていくでしょう。
リモートでの雑談や伝達力を上げて、楽しく、生産性高く仕事をしていきましょう！
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